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Collaboration - Guida utente - Italiano

Collaboration - Guida utente - Italiano

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Apr 08, 2025

Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione in inglese: Legacy Collaboration User Guide

La guida spiega come accedere alla Collaboration ed effettuare le operazioni di base: chat, chiamata, chiamata video, conferenza, fax, SMS.

Versione WMS: 3.86

Data: novembre 2017

Permalink: https://wildix.atlassian.net/wiki/x/0SDOAQ

 

Requisiti

OS supportati

  • Mac OS X 10.8 e più recenti

  • Microsoft Windows 7 e più recenti

  • Linux (solo browser Chrome)

 

Note: Windows Server versione pre 2012 non è supportato tramite RDP


Android / iOS

Web Browser e modalità di connessione

  • Collaboration è accessibile tramite qualsiasi browser HTML5 aggiornato all’ultima versione

  • E’ consigliato utilizzare l’ultima versione del browser Chrome (perché supporta pienamente WebRTC)

  • E’ consigliato l’accesso in modalità HTTPS

Licenze abilitate sul PBX

PBX Per-Service:

PBX Per-User:

Primo accesso

  1. Apri il web browser

  2. Digita nella barra URL il nome o l’indirizzo IP del centralino (esempio: https://mycompany.wildixin.com)

  3. Inserisci le tue credenziali:

    1. Login (interno, nome utente o indirizzo email)

    2. Password (password WEB)

  4. Clicca sull’icona della Freccia per connetterti

E’ possibile abilitare il single sign-on con il proprio account di Google o Office 365 per accesso alla Collaboration. In questo caso potrai accedere al sistema con la tua password di Google / Office 365. Requisiti:

  • è necessario utilizzare l’indirizzo email presente nelle tue impostazioni utente

  • questo indirizzo email deve essere l’unico nel sistema

Nota: Wildix non ottiene l’accesso alla tua password Google / Office 365.

Nota: L’amministratore del sistema può automaticamente inviare le credenziali di accesso agli utenti via email (WMS -> Utenti -> Invia un messaggio di benvenuto)


Schermata di login: 

  • 1 – Login

  • 2 – Password

  • 3 – Opzione “Ricordami”

  • 4 – Single sign-on via Office 365

  • 5 – Single sign-on via Google

  • 6 – Clicca per connettersi

Una volta effettuato l’accesso, segui le notifiche popup che ti aiutano a:

  • Modificare la lista dei colleghi

  • Abilitare le notifiche desktop (chiamata in entrata / chat, altro)

  • Abilitare i servizi di geolocation

Video tutorial:

 


Impostazioni di base

Selezionare Impostazioni nel menu superiore -> Personali:

  • E-mail: utilizzata per le notifiche di nuovi messaggi Voicemail, chiamate perse, messaggi chat non letti, registrazioni chiamate, report sullo stato dell’invio fax, ecc.

  • Cellulare: numero per la gestione di Mobility extension, la funzione che permette di effettuare e ricevere le chiamate sul proprio telefono mobile attraverso il centralino aziendale Wildix.

  • Lingua: la lingua selezionata viene utilizzata per l’interfaccia della Collaboration, i suoni del sistema (Segretaria telefonica, messaggi audio), l’interfaccia del WP4X0

  • Formato data: il formato selezionato viene applicato ai dispositivi Wildix registrati sul tuo account eccetto i telefoni W-AIR (dove la lingua viene impostata sul dispositivo stesso)

Introduzione menu

Menu superiore: 

  • 1 – Campo di ricerca con riconoscimento vocale: permette di cercare i colleghi e contatti ed effettuare le azioni rapide visualizzate nella menu a tendina: chiama, inizia chat, fax ecc: 

  • 2 – Scelta Dispositivo: il dispositivo selezionato viene utilizzato per effettuare e rispondere alle chiamate dalla Collaboration

  • 3 – SMS / Fax / Post-It: tasti rapidi per accedere alla finestra di invio SMS, Fax, Post-It

  • 4 – Altri menu della Collaboration:

    • Colleghi: lista dei colleghi con lo stato di presenza e geolocation

    • Tasti funzione: monitoraggio / gestione dei colleghi / delle funzioni (come i tasti BLF del telefono)

    • Mostra mappa: posizione dei colleghi sulla mappa geografica

    • Messaggistica: sessioni chat attive

    • Rubrica: rubriche personali e condivise dell’azienda

    • Eventi: storico delle chiamate (sincronizzato con gli altri dispositivi Wildix eccetto W-AIR), fax, note

    • Casella vocale: accesso ai propri messaggi Voicemail

    • Impostazioni: impostazioni utente, gestione chiamate, tasti funzione e altro

  • 5 – Altro (menu a tendina):

    • Accesso al CDR-View (richiede licenza)

    • Mostra / nascondi gli utenti offline

    • Mostra / nascondi Post-It

    • Cronologia Post-It

    • Modifica lista colleghi

    • Gestione PBX: accesso alla WMS (riservato agli utenti del tipo “admin”)

    • Apri il Posto Operatore (può richiedere licenza)

    • Fax in uscita: la coda di fax in uscita

    • Logout: disconnettersi dalla Collaboration

    • Aiuto: link al Manuale dell’Utente (la versione inglese della guida attuale, la scelta della lingua si trova sul pannello laterale)

    • Versione: versione attuale della WMS

  • 6 – Nome utente, numero interno, location (se disponibile), stato utente, messaggio di stato(se specificato) e immagine.

Stato utente

Stato utente e messaggio di stato

Cambiare il proprio stato utente:

  1. Clicca sul tuo stato utente attuale

  2. Seleziona lo stato utente desiderato tra quelli disponibili nella lista 

Aggiungere un messaggio al proprio stato utente:

  1. Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore

  2. Clicca Avanzate

  3. Inserisci il messaggio nel campo di testo

  4. Clicca OK 

Impostare lo stato non disturbare / assente:

  1. Clicca su disponibile

  2. Seleziona Non disturbare o Assente

  3. Clicca su fino a per impostare il periodo di validità per lo stato selezionato, dopo il quale lo stato nuovamente passerà a “disponibile” (se nessun valore è selezionato, lo stato passerà a “disponibile” dopo un’ora)

  4. Clicca su OK 

E’ possibile decidere se abilitare / disabilitare le notifiche popup di nuove chat / chiamate quando in stato “non disturbare”:

  • Collaboration -> Impostazioni -> Chat / Presence > “Mostrare notifiche in stato Non disturbare”

E’ possibile impostare il sistema per gestire le chiamate in ingresso in base al proprio stato utente (disponibile, non disturbare, assente) e al tipo chiamata (interni, esterni, whitelist, blacklist). Vedi capitolo: Gestione chiamate

Immagine dell’utente

Gli utenti che non hanno configurato nessuna immagine sono visualizzati con gli iniziali del proprio nome utente.

Impostare / modificare la propria immagine:

  • Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore

  • Clicca su Avanzate

  • Clicca su Edita immagine

  • Seleziona l’immagine sul tuo PC (l’immagine viene caricata)

  • Ritaglia l’immagine (opzionale)

  • Clicca Salva 

 

È possibile cambiare la propria immagine scattando una foto con la webcam invece di caricare un file dal proprio PC:

  • Clicca sull’icona della macchina fotografica e scatta una foto

  • Ridimensiona la foto se necessario

  • Clicca Salva

Geolocation

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi. Verifica le impostazioni del browser per abilitare la condivisione della tua location.

E’ possibile definire la propria geolocation manualmente:

  • Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore e seleziona Avanzate

  • Clicca su Imposta posizione

  • Seleziona Personalizza per definire la posizione manualmente: inserisci l’indirizzo nel campo di testo o sposta l’indicatore rosso (altrimenti seleziona Rilevamento automatico per permettere il browser di rilevare la tua posizione)

  • Clicca su Salva 

Colleghi

 

Selezionare Colleghi nel menu superiore.

Gli utenti sono suddivisi per i team di lavoro (gestiti lato WMS)

Cliccare con il tasto destro su un collega per visualizzare il menu a tendina con la lista delle operazioni disponibili (Chiama / Chat / Post-It / Richiamami ecc): 

Modificare la lista dei colleghi

 

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi.

Per modificare la lista dei colleghi:

  • Seleziona Altro nel menu superiore -> Modifica Lista Colleghi 

  • Seleziona i colleghi / i team di lavoro che desideri aggiungere alla lista: 

 

  • Clicca Salva

Altre opzioni per aggiungere / rimuovere i colleghi

Aggiungere i colleghi alla lista dal campo di ricerca:

  • Cerca il collega per nome / interno e clicca sull’icona + 

 

Rimuovere i colleghi dalla lista dal menu Colleghi:

  • Clicca con il tasto destro su un collega e seleziona Rimuovi 

Icone dello stato utente

Lo stato utente è sincronizzato tra tutti i dispositivi Wildix registrati al tuo account.

 – disponibile (l’utente è collegato alla Collaboration)

 – non in linea (l’utente non è collegato alla Collaboration e non ha nessun dispositivo)

 – raggiungibile al telefono (l’utente non è collegato alla Collaboration però ha un dispositivo)

 – in conversazione (stato dispositivo)

 – sta ricevendo una chiamata in entrata (stato dispositivo)

 – assente (stato definito dall’utente, se è grigio l’utente non è in linea)

 – non disturbare (stato definito dall’utente, se è grigio, l’utente non è in linea)

Informarsi sullo stato dei colleghi

Per visualizzare le informazioni supplementari relative a un utente e al suo stato (numero interno, messaggio di stato, geolocation):

  • Vai al menu Colleghi e posiziona il cursore del mouse su un collega: 

Le stesse informazioni sono verificabili dal menu Messaggistica / Tasti funzione.

Impostare lo stato utente dei colleghi

Nota: solo gli utenti autorizzati possono modificare lo stato utente di altri colleghi. Per attivare questa impostazione l’amministratore del PBX deve aggiungere l’abilitazione ACL Può – Impostare la presence.


Procedi come segue:

  • Clicca con il tasto destro su un collega

  • Seleziona Impostare la presence

  • Procedi come per cambiare il tuo stato utente 

Intrusione in una chiamata (Call Barging)

Procedi come segue:

  • Clicca con il tasto destro su un collega che sta al telefono

  • Seleziona Intrusione silenziosa / conferenza / parziale: 

Nota: solo gli utenti autorizzati possono fare intrusione. Per attivare questa funzionalità l’amministratore del PBX deve aggiungere l’abilitazione ACL Può – Inclusione.

 

Intercettare una chiamata / verificare chi sta chiamando

Verifica chi sta chiamando un tuo collega:

  • Vai nel menu Colleghi e posiziona il cursore del mouse sul collega chi sta ricevendo una chiamata / parlando al telefono (la stessa opzione è disponibile dal menu Tasti funzione / Messaggistica)

Intercettare una chiamata:

  • Vai al menu Colleghi

  • Clicca su un collega che sta ricevendo una chiamata

  • Seleziona Pick up 

Mostra colleghi sulla mappa

E’ possibile visualizzare tutti i colleghi che hanno abilitato i servizi di geolocation nel proprio browser, sulla mappa geografica.

Seleziona Mostra mappa nel menu superiore: 

Instant Messaging

 

Inizia chat

Dal campo di ricerca:

  • Inserisci il nome / interno e seleziona Inizia chat dal menu a tendina

Dal menu Colleghi / Tasti funzione / Eventi:

  • Clicca con il tasto destro su un collega e seleziona Chat

Durante la chiamata dalla finestra di chiamata:

  • Seleziona Altro -> Chat dalla finestra di chiamata (Vedi capitolo: Gestione chiamata)

Sei inoltrato nel menu Messaggistica e puoi digitare il tuo messaggio: 

Utilizzare il riconoscimento vocale: clicca sull’icona del microfono che si trova nella parte inferiore destra della finestra di chat e pronuncia il tuo messaggio, il sistema trasforma il parlato in testo.

Utilizza le emoticon: clicca sull’icona dello smiley che si trova nella parte inferiore destra della finestra di chat per visualizzare la lista delle emoticon disponibili. 

Tutte le chat recenti con gli utenti sono visualizzate nella sezione Chat Recenti (parte sinistra dello schermo). Puoi continuare qualsiasi chat recente cliccando sull’utente dalla sezione Chat Recenti.

Chiudere chat:

  • Cliccare con il tasto destro su un utente dalla sezione Chat Recenti

  • Seleziona Rimuovi 

File transfer

Invio di file fino a 100Mb:

  • Supportato da tutti i browser (è consigliato l’utilizzo della versione più recente)

  • Anteprima file supportata

  • Il file rimane disponibile per il download nella finestra di chat

Invio di file superiori a 100Mb:

  • Browser supportati: Chrome, Firefox

  • Il destinatario deve accettare il transfer per avviare il download

  • Il file può essere scaricato una sola volta

Invia un file:

  • Apri una chat con un utente

  • Clicca sull’icona di Graffetta che si trova nella parte inferiore destra della finestra chat

  • Seleziona il file sul tuo PC 

Drag&Drop file transfer

Dalla finestra di chat con un utente:

  • Trascina il file dal tuo PC e rilascialo nella finestra di chat.

Dalla sezione Chat recenti del menu Messaggistica / menu Colleghi:

  • Trascina il file dal tuo PC e rilascialo su un collega.

Condivisione schermo e supporto remoto

Requisiti OS (per l’utente che condivide lo schermo)

  • Mac OS X 10.8 o superiore

  • Windows XP o superiore

Scaricare e installare il componente:

  • Collaboration -> Impostazioni -> Estensioni, “Componente condivisione schermo”

Avviare la condivisione dello schermo

  • Apri la chat con un utente

  • Clicca sull’icona dello Schermo che si trova nella parte superiore destra dello schermo 

  • La condivisione schermo è avviata (l’icona di condivisione schermo è visualizzata nella barra del menu del tuo PC)

  • L’altra parte deve accettare il flusso di condivisione schermo in ingresso

Notifiche popup (se abilitate) ti avvisano ogni volta gli utenti si connettono e disconnettono.

Avviare la condivisione schermo con un utente durante la chiamata:

  • Seleziona Altro -> Screen dalla finestra di chiamata (Vedi capitolo: Gestione chiamata)

 

Controllo remoto e selezione del monitor

Il controllo remoto è abilitato di default, per toglierlo, deseleziona Controllo remoto dalla barra del menu.

Se hai più monitor collegati al tuo PC, puoi selezionare il monitor attivo nella barra del menu. 

 

Gestione di utenti connessi

La condivisione dello schermo con più utenti alla volta è supportata.

Verificare chi è connesso al momento e disconnettere utenti:

  • Seleziona Altro nel menu superiore -> Screen sharing manager: 

  • Puoi vedere chi è connesso

    • Clicca sull’icona x vicino all’utente per disconnettere questo utente

  • Clicca Terminare per disconnettere tutti gli utenti 

Conferenza chat multiutente

Una stanza chat multiutente con la possibilità di avviare una conferenza telefonica.

Per una conferenza video ubiconf basata su WebRTC, leggi la guida: https://confluence.wildix.com/x/qgAFAQ

Creare una conferenza chat:

  • Vai al menu Messaggistica

  • Clicca sull’icona conferenza che si trova nella parte superiore della sezione Chat recenti e seleziona + Conferenza chat: 

  • Modifica il titolo (opzionale)

  • Aggiungi i partecipanti

  • Clicca Crea 

I partecipanti ricevono un invito per chat.

 

Aggiungere / rimuovere utenti:

Solo il manager della conferenza può aggiungere e rimuovere gli utenti.

  • Aggiungere un utente: clicca sull’icona + nella sezione di gestione conferenza.

  • Rimuovere un utente: clicca sull’icona x vicino al nome dell’utente nella sezione di gestione conferenza. 

Avviare una conferenza telefonica:

  • Clicca sull’icona del Microfono vicino al proprio nome nella finestra di gestione conferenza

  • Ricevi una chiamata in entrata dalla conferenza; rispondi alla chiamata

  • Clicca sull’icona del Microfono vicino ai nomi degli utenti per invitarli a partecipare alla conferenza telefonica

  • Gli utenti sono aggiunti alla conferenza telefonica non appena rispondono alla chiamata in entrata dalla conferenza

Chiamare una conferenza telefonica:

(disponibile solo per gli utenti registrati sullo stesso PBX)

  • Digita 98*(PIN della conferenza), esempio: 98*1502

Il conference PIN è visualizzato nella sezione di gestione conferenza: 

Chiudere la stanza chat multi utente:

Solo il manager della conferenza può chiudere la stanza.

Gli altri utenti possono uscire; per rientrare nella conferenza devono essere nuovamente aggiunti dal conference manager.

  • Clicca sull’icona x che si trova nella sezione di gestione conferenza.

  • Clicca OK per confermare 

Post-It e Richiamami

Post-It

E’ possibile inviare le note adesive virtuali agli utenti o postarle sulla propria interfaccia Collaboration come promemoria personali.

Dal menu superiore:

  • Clicca sull’icona Post-It: 

  • A: seleziona il destinatario

    • inserisci il nome / interno

    • Altrimenti seleziona “Promemoria personale” per postare la nota sulla tua interfaccia Collaboration

  • Campo di testo: inserisci il testo

  • Invia i Post-It come SMS: l’opzione è disponibile solo per i Post-It inviati agli utenti e richiede il media gateway GSM

  • Normale / Importante: seleziona il colore in base all’importanza