Collaboration - Guida utente - Italiano

Requisiti

OS supportati

• Mac OS X 10.8 e più recenti
• Microsoft Windows 7 e più recenti
• Linux (solo browser Chrome)

Android / iOS

• Scaricare l’applicazione per iPhone, iPad, smartphone Android su App Store / Google Play Market (leggi la guida: iOS Collaboration Mobile App Guide, Android Collaboration Mobile App Guide)

Web Browser e modalità di connessione

• Collaboration è accessibile tramite qualsiasi browser HTML5 aggiornato all’ultima versione
• E’ consigliato utilizzare l’ultima versione del browser Chrome (perché supporta pienamente WebRTC)
• E’ consigliato l’accesso in modalità HTTPS

Licenze abilitate sul PBX

PBX Per-Service:

• Collaboration: accesso a tutte le funzionalità spiegate in questo manuale
• CDR-View: strumento avanzato di monitoraggio e analisi dell’attività telefonica (leggi la guida https://manuals.wildix.com/cdr-view-user-guide/)
• Kite-MCU08: possibilità di creare le conferenze video ubiconf e di essere contattato tramite il link Kite (leggi le guide Wildix WebRTC Kite Guide, /wiki/spaces/DOC/pages/30280852)

PBX Per-User:

• Leggi la guida: https://manuals.wildix.com/licensing/

Primo accesso

1. Apri il web browser
2. Digita nella barra URL il nome o l’indirizzo IP del centralino (esempio: https://mycompany.wildixin.com)
3. Inserisci le tue credenziali:
   1. Login (interno, nome utente o indirizzo email)
   2. Password (password WEB)
4. Clicca sull’icona della Freccia per connetterti

E’ possibile abilitare il single sign-on con il proprio account di Google o Office 365 per accesso alla Collaboration. In questo caso potrai accedere al sistema con la tua password di Google / Office 365. Requisiti:

• è necessario utilizzare l’indirizzo email presente nelle tue impostazioni utente
• questo indirizzo email deve essere l’unico nel sistema

Schermata di login: 

• 1 – Login
• 2 – Password
• 3 – Opzione “Ricordami”
• 4 – Single sign-on via Office 365
• 5 – Single sign-on via Google
• 6 – Clicca per connettersi

Una volta effettuato l’accesso, segui le notifiche popup che ti aiutano a:

• Modificare la lista dei colleghi
• Abilitare le notifiche desktop (chiamata in entrata / chat, altro)
• Abilitare i servizi di geolocation

Video tutorial:

Impostazioni di base

Selezionare Impostazioni nel menu superiore -> Personali:

• E-mail: utilizzata per le notifiche di nuovi messaggi Voicemail, chiamate perse, messaggi chat non letti, registrazioni chiamate, report sullo stato dell’invio fax, ecc.
• Cellulare: numero per la gestione di Mobility extension, la funzione che permette di effettuare e ricevere le chiamate sul proprio telefono mobile attraverso il centralino aziendale Wildix.
• Lingua: la lingua selezionata viene utilizzata per l’interfaccia della Collaboration, i suoni del sistema (Segretaria telefonica, messaggi audio), l’interfaccia del WP4X0
• Formato data: il formato selezionato viene applicato ai dispositivi Wildix registrati sul tuo account eccetto i telefoni W-AIR (dove la lingua viene impostata sul dispositivo stesso)

Introduzione menu

Menu superiore: 

• 1 – Campo di ricerca con riconoscimento vocale: permette di cercare i colleghi e contatti ed effettuare le azioni rapide visualizzate nella menu a tendina: chiama, inizia chat, fax ecc: 

  

• 2 – Scelta Dispositivo: il dispositivo selezionato viene utilizzato per effettuare e rispondere alle chiamate dalla Collaboration
• 3 – SMS / Fax / Post-It: tasti rapidi per accedere alla finestra di invio SMS, Fax, Post-It
• 4 – Altri menu della Collaboration:
  • Colleghi: lista dei colleghi con lo stato di presenza e geolocation
  • Tasti funzione: monitoraggio / gestione dei colleghi / delle funzioni (come i tasti BLF del telefono)
  • Mostra mappa: posizione dei colleghi sulla mappa geografica
  • Messaggistica: sessioni chat attive
  • Rubrica: rubriche personali e condivise dell’azienda
  • Eventi: storico delle chiamate (sincronizzato con gli altri dispositivi Wildix eccetto W-AIR), fax, note
  • Casella vocale: accesso ai propri messaggi Voicemail
  • Impostazioni: impostazioni utente, gestione chiamate, tasti funzione e altro
• 5 – Altro (menu a tendina):
  • Accesso al CDR-View (richiede licenza)
  • Mostra / nascondi gli utenti offline
  • Mostra / nascondi Post-It
  • Cronologia Post-It
  • Modifica lista colleghi
  • Gestione PBX: accesso alla WMS (riservato agli utenti del tipo “admin”)
  • Apri il Posto Operatore (può richiedere licenza)
  • Fax in uscita: la coda di fax in uscita
  • Logout: disconnettersi dalla Collaboration
  • Aiuto: link al Manuale dell’Utente (la versione inglese della guida attuale, la scelta della lingua si trova sul pannello laterale)
  • Versione: versione attuale della WMS
• 6 – Nome utente, numero interno, location (se disponibile), stato utente, messaggio di stato(se specificato) e immagine.

Stato utente

Stato utente e messaggio di stato

Cambiare il proprio stato utente:

1. Clicca sul tuo stato utente attuale

2. Seleziona lo stato utente desiderato tra quelli disponibili nella lista 

   

Aggiungere un messaggio al proprio stato utente:

1. Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore
2. Clicca Avanzate
3. Inserisci il messaggio nel campo di testo
4. Clicca OK 

   

Impostare lo stato non disturbare / assente:

1. Clicca su disponibile
2. Seleziona Non disturbare o Assente
3. Clicca su fino a per impostare il periodo di validità per lo stato selezionato, dopo il quale lo stato nuovamente passerà a “disponibile” (se nessun valore è selezionato, lo stato passerà a “disponibile” dopo un’ora)
4. Clicca su OK 

   

E’ possibile decidere se abilitare / disabilitare le notifiche popup di nuove chat / chiamate quando in stato “non disturbare”:

• Collaboration -> Impostazioni -> Chat / Presence > “Mostrare notifiche in stato Non disturbare”

E’ possibile impostare il sistema per gestire le chiamate in ingresso in base al proprio stato utente (disponibile, non disturbare, assente) e al tipo chiamata (interni, esterni, whitelist, blacklist). Vedi capitolo: Gestione chiamate

Immagine dell’utente

Gli utenti che non hanno configurato nessuna immagine sono visualizzati con gli iniziali del proprio nome utente.

Impostare / modificare la propria immagine:

• Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore
• Clicca su Avanzate
• Clicca su Edita immagine
• Seleziona l’immagine sul tuo PC (l’immagine viene caricata)
• Ritaglia l’immagine (opzionale)
• Clicca Salva 

  

È possibile cambiare la propria immagine scattando una foto con la webcam invece di caricare un file dal proprio PC:

• Clicca sull’icona della macchina fotografica e scatta una foto
• Ridimensiona la foto se necessario
• Clicca Salva

Geolocation

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi. Verifica le impostazioni del browser per abilitare la condivisione della tua location.

E’ possibile definire la propria geolocation manualmente:

• Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore e seleziona Avanzate
• Clicca su Imposta posizione
• Seleziona Personalizza per definire la posizione manualmente: inserisci l’indirizzo nel campo di testo o sposta l’indicatore rosso (altrimenti seleziona Rilevamento automatico per permettere il browser di rilevare la tua posizione)
• Clicca su Salva 

Colleghi

Selezionare Colleghi nel menu superiore.

Gli utenti sono suddivisi per i team di lavoro (gestiti lato WMS)

Cliccare con il tasto destro su un collega per visualizzare il menu a tendina con la lista delle operazioni disponibili (Chiama / Chat / Post-It / Richiamami ecc): 

Modificare la lista dei colleghi

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi.

Per modificare la lista dei colleghi:

• Seleziona Altro nel menu superiore -> Modifica Lista Colleghi 

  

• Seleziona i colleghi / i team di lavoro che desideri aggiungere alla lista: 

  

• Clicca Salva

Altre opzioni per aggiungere / rimuovere i colleghi

Aggiungere i colleghi alla lista dal campo di ricerca:

• Cerca il collega per nome / interno e clicca sull’icona + 

  

Rimuovere i colleghi dalla lista dal menu Colleghi:

• Clicca con il tasto destro su un collega e seleziona Rimuovi 

  

Icone dello stato utente

Lo stato utente è sincronizzato tra tutti i dispositivi Wildix registrati al tuo account.

 – disponibile (l’utente è collegato alla Collaboration)

 – non in linea (l’utente non è collegato alla Collaboration e non ha nessun dispositivo)

 – raggiungibile al telefono (l’utente non è collegato alla Collaboration però ha un dispositivo)

 – in conversazione (stato dispositivo)

 – sta ricevendo una chiamata in entrata (stato dispositivo)

 – assente (stato definito dall’utente, se è grigio l’utente non è in linea)

 – non disturbare (stato definito dall’utente, se è grigio, l’utente non è in linea)

Informarsi sullo stato dei colleghi

Per visualizzare le informazioni supplementari relative a un utente e al suo stato (numero interno, messaggio di stato, geolocation):

• Vai al menu Colleghi e posiziona il cursore del mouse su un collega: 

  

Le stesse informazioni sono verificabili dal menu Messaggistica / Tasti funzione.

Impostare lo stato utente dei colleghi

Procedi come segue:

• Clicca con il tasto destro su un collega
• Seleziona Impostare la presence

• Procedi come per cambiare il tuo stato utente