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Requisiti

OS supportati

• Mac OS X 10.8 e più recenti
• Microsoft Windows 7 e più recenti
• Linux (solo browser Chrome)

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• Leggi la guida: https://manuals.wildix.com/licensing/

Primo accesso

1. Apri il web browser
2. Digita nella barra URL il nome o l’indirizzo IP del centralino (esempio: https://mycompany.wildixin.com)
3. Inserisci le tue credenziali:
   1. Login (interno, nome utente o indirizzo email)
   2. Password (password WEB)
4. Clicca sull’icona della Freccia per connetterti

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Schermata di login:

Image Modified

• 1 – Login
• 2 – Password
• 3 – Opzione “Ricordami”
• 4 – Single sign-on via Office 365
• 5 – Single sign-on via Google
• 6 – Clicca per connettersi

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• Modificare la lista dei colleghi
• Abilitare le notifiche desktop (chiamata in entrata / chat, altro)
• Abilitare i servizi di geolocation

Video tutorial:

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• E-mail: utilizzata per le notifiche di nuovi messaggi Voicemail, chiamate perse, messaggi chat non letti, registrazioni chiamate, report sullo stato dell’invio fax, ecc.
• Cellulare: numero per la gestione di Mobility extension, la funzione che permette di effettuare e ricevere le chiamate sul proprio telefono mobile attraverso il centralino aziendale Wildix.
• Lingua: la lingua selezionata viene utilizzata per l’interfaccia della Collaboration, i suoni del sistema (Segretaria telefonica, messaggi audio), l’interfaccia del WP4X0
• Formato data: il formato selezionato viene applicato ai dispositivi Wildix registrati sul tuo account eccetto i telefoni W-AIR (dove la lingua viene impostata sul dispositivo stesso)

Introduzione menu

Menu superiore:

• 1 – Campo di ricerca con riconoscimento vocale: permette di cercare i colleghi e contatti ed effettuare le azioni rapide visualizzate nella menu a tendina: chiama, inizia chat, fax ecc:

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• 2 – Scelta Dispositivo: il dispositivo selezionato viene utilizzato per effettuare e rispondere alle chiamate dalla Collaboration
• 3 – SMS / Fax / Post-It: tasti rapidi per accedere alla finestra di invio SMS, Fax, Post-It
• 4 – Altri menu della Collaboration:
  • Colleghi: lista dei colleghi con lo stato di presenza e geolocation
  • Tasti funzione: monitoraggio / gestione dei colleghi / delle funzioni (come i tasti BLF del telefono)
  • Mostra mappa: posizione dei colleghi sulla mappa geografica
  • Messaggistica: sessioni chat attive
  • Rubrica: rubriche personali e condivise dell’azienda
  • Eventi: storico delle chiamate (sincronizzato con gli altri dispositivi Wildix eccetto W-AIR), fax, note
  • Casella vocale: accesso ai propri messaggi Voicemail
  • Impostazioni: impostazioni utente, gestione chiamate, tasti funzione e altro
• 5 – Altro (menu a tendina):
  • Accesso al CDR-View (richiede licenza)
  • Mostra / nascondi gli utenti offline
  • Mostra / nascondi Post-It
  • Cronologia Post-It
  • Modifica lista colleghi
  • Gestione PBX: accesso alla WMS (riservato agli utenti del tipo “admin”)
  • Apri il Posto Operatore (può richiedere licenza)
  • Fax in uscita: la coda di fax in uscita
  • Logout: disconnettersi dalla Collaboration
  • Aiuto: link al Manuale dell’Utente (la versione inglese della guida attuale, la scelta della lingua si trova sul pannello laterale)
  • Versione: versione attuale della WMS
• 6 – Nome utente, numero interno, location (se disponibile), stato utente, messaggio di stato(se specificato) e immagine.

Stato utente

Stato utente e messaggio di stato

Cambiare il proprio stato utente:

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E’ possibile impostare il sistema per gestire le chiamate in ingresso in base al proprio stato utente (disponibile, non disturbare, assente) e al tipo chiamata (interni, esterni, whitelist, blacklist). Vedi capitolo: Gestione chiamate

Immagine dell’utente

Gli utenti che non hanno configurato nessuna immagine sono visualizzati con gli iniziali del proprio nome utente.

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• Clicca sull’icona della macchina fotografica e scatta una foto
• Ridimensiona la foto se necessario
• Clicca Salva

Geolocation

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi. Verifica le impostazioni del browser per abilitare la condivisione della tua location.

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• Clicca sul tuo stato utente nel menu superiore e seleziona Avanzate
• Clicca su Imposta posizione
• Seleziona Personalizza per definire la posizione manualmente: inserisci l’indirizzo nel campo di testo o sposta l’indicatore rosso (altrimenti seleziona Rilevamento automatico per permettere il browser di rilevare la tua posizione)
• Clicca su Salva

Colleghi

Selezionare Colleghi nel menu superiore.

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Cliccare con il tasto destro su un collega per visualizzare il menu a tendina con la lista delle operazioni disponibili (Chiama / Chat / Post-It / Richiamami ecc):

Modificare la lista dei colleghi

Al primo accesso ti viene richiesto di modificare la lista dei colleghi.

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• Clicca con il tasto destro su un collega e seleziona Rimuovi

Icone dello stato utente

Lo stato utente è sincronizzato tra tutti i dispositivi Wildix registrati al tuo account.

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 – non disturbare (stato definito dall’utente, se è grigio, l’utente non è in linea)

Informarsi sullo stato dei colleghi

Per visualizzare le informazioni supplementari relative a un utente e al suo stato (numero interno, messaggio di stato, geolocation):

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Le stesse informazioni sono verificabili dal menu Messaggistica / Tasti funzione.

Impostare lo stato utente dei colleghi

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• Clicca con il tasto destro su un collega
• Seleziona Impostare la presence
• Procedi come per cambiare il tuo stato utente

Intrusione in una chiamata (Call Barging)

Procedi come segue:

• Clicca con il tasto destro su un collega che sta al telefono
• Seleziona Intrusione silenziosa / conferenza / parziale:

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Intercettare una chiamata / verificare chi sta chiamando

Verifica chi sta chiamando un tuo collega:

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• Vai al menu Colleghi
• Clicca su un collega che sta ricevendo una chiamata
• Seleziona Pick up

Mostra colleghi sulla mappa

E’ possibile visualizzare tutti i colleghi che hanno abilitato i servizi di geolocation nel proprio browser, sulla mappa geografica.

Seleziona Mostra mappa nel menu superiore:

Instant Messaging

Inizia chat

Dal campo di ricerca:

• Inserisci il nome / interno e seleziona Inizia chat dal menu a tendina

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• Cliccare con il tasto destro su un utente dalla sezione Chat Recenti
• Seleziona Rimuovi

File transfer

Invio di file fino a 100Mb:

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• Trascina il file dal tuo PC e rilascialo su un collega.

Condivisione schermo e supporto remoto

Requisiti OS (per l’utente che condivide lo schermo)

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• Puoi vedere chi è connesso
  • Clicca sull’icona x vicino all’utente per disconnettere questo utente
• Clicca Terminare per disconnettere tutti gli utenti

Conferenza chat multiutente

Una stanza chat multiutente con la possibilità di avviare una conferenza telefonica.

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• Clicca sull’icona x che si trova nella sezione di gestione conferenza.
• Clicca OK per confermare

Post-It e Richiamami

Post-It

E’ possibile inviare le note adesive virtuali agli utenti o postarle sulla propria interfaccia Collaboration come promemoria personali.

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• mostrare / nascondere i Post-It precedentemente ricevuti o postati come promemorie personali
• eliminare la cronologia Post-It

Richiamami

Dal campo di ricerca:

• Inserisci il nome / interno e seleziona Richiamami dal menu a tendina

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Il destinatario può cliccare sul tasto verde della Cornetta per richiamare il mittente.

Chiamata

Dispositivo per effettuare / rispondere alle chiamate

E’ possibile effettuare / rispondere alle chiamate direttamente dalla Collaboration o gestire i dispositivi Wildix registrati al proprio account, come telefoni hardware (WP, W-AIR), app per smartphone (iOS / Android) e mobility extension (cellulare).

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• suonano tutti i dispositivi registrati al tuo account (rispondi dal dispositivo preferito)
• non appena rispondi alla chiamata in entrata, sarà effettuata la chiamata in uscita verso il numero che hai digitato

Cercare un contatto / effettuare una chiamata

Prima di effettuare una chiamata, assicurarti di aver scelto il dispositivo corretto nel menu superiore.

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• Altrimenti clicca con il tasto destro su un contatto dalla sezione sinistra dello schermo e seleziona Chiama

Rispondere a una chiamata

Se hai più di un dispositivo registrato sul tuo account, puoi decidere se far suonare tutti i dispositivi oppure solo quello che hai selezionato. Vedi capitolo: Dispositivo per effettuare / rispondere alle chiamate

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E’ possibile impostare una deviazione automatica delle chiamate in base allo stato utente (disponibile, non disturbare, assente) e tipo chiamata (interni, esterni, whitelist, blacklist). Vedi capitolo: Tasti funzione

Gestione chiamate

E’ possibile gestire le chiamate direttamente dalla finestra di gestione chiamata:

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• 10 – Disabilitare / abilitare il microfono

Attesa / seconda chiamata

Clicca sull’icona Attesa durante una chiamata per mettere la chiamata in attesa / riprenderla.

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E’ possibile passare da una chiamata a un’altra cliccando sull’icona Attesa (l’icona è lampeggiante per la chiamata che è attualmente in attesa):

Trasferimento chiamata

• Durante una chiamata, premi l’icona Trasferimento
• Inserisci il nome del contatto / numero (lo stato utente e i numeri di telefono supplementari sono visualizzati)
• Clicca sull’icona della Cornetta per il trasferimento assistito, l’icona della Freccia per il trasferimento cieco, davanti al numero che vuoi chiamare:

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Conferenza telefonica

E’ possibile mettere le chiamate in conferenza telefonica dalla Collaboration.

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Chiamata video

Il video è completamente supportato dal browser Chrome (WebRTC video).

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• L’icona Video è presente nel menu Messaggistica (parte superiore destra della finestra di chat) sul browser Chrome. Cliccando sull’icona una chiamata audio parte automaticamente con il video.

Registrare una chiamata

Clicca Registra nella finestra di gestione chiamata per iniziare / fermare una registrazione.

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Le registrazioni sono inviate all’utente via email e sono consultabili sia dal CDR-View che dal menu Eventi della Collaboration.

Posto Operatore

Il Posto Operatore è un’estensione per gli operatori che permette di gestire fino a 20 linee telefoniche utilizzando la tastiera del PC o il mouse.

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• Premi Alt+Shift+R per avviare / fermare la registrazione.

Fax / SMS

Fax

Dal menu superiore:

Clicca sull’icona “Fax”:

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• Clicca con il tasto destro su una voce e seleziona Invia Fax

SMS

Dal menu superiore:

Clicca sull’icona SMS:

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• Clicca sull’icona SMS nella parte inferiore destra della finestra di chat

Impostazioni

Vai alla Collaboration -> Impostazioni.

Per applicare le modifiche apportate, è necessario cliccare sul tasto Salva che si trova su ogni pagina del menu Impostazioni.

Personali

• Password: modificare la propria password di accesso alla Collaboration
• Autenticazione a due fattori (2FA): è possibile attivare l’autenticazione a due fattori (2FA) per garantire maggiore sicurezza al proprio account. Abilitando questa funzione, ogni volta che esegui il login, ti verranno richieste due informazioni: il tuo username e password + il codice generato da un’applicazione esterna a tua scelta (Google Authenticator, Windows Authenticator, Free OTP etc.). Per maggiori informazioni leggi il seguente capitolo: Abilitare l’autenticazione a due fattori (2FA)
• Web push: abilita le notifiche push su browser (solo per Chrome):
  • Web push funziona solo se si accede al PBX attraverso un dominio con un certificato valido
  • Google Chrome deve essere aperto (altrimenti le notifiche non si riceveranno in tempo reale ma solo una volta aperto il browser)
  • Web push si disattiva ogni volta che si esegue il logout, ma non resetta l’impostazione di ricezione delle notifiche push su web
  • Gli utenti che attivano Web push vengono visualizzati come online anche dopo essere usciti dalla Collaboration
• E-mail: utilizzato per le notifiche di nuovi messaggi Voicemail, chiamate perse, messaggi chat non letti, registrazioni chiamate, report sullo stato dell’invio fax, ecc.
• Cellulare: numero per la gestione di Mobility extension, la funzione che permette di effettuare e ricevere le chiamate al proprio telefono mobile attraverso il centralino aziendale Wildix
• Lingua: la lingua selezionata viene utilizzata per l’interfaccia Collaboration, i suoni del sistema (Segretaria telefonica, altri messaggi audio), WP4X0
• Immagine: cambiare immagine (Vedi capitolo: Immagine dell’utente)
• Formato data: il formato selezionato viene applicato ai dispositivi Wildix registrati sul tuo account eccetto i telefoni W-AIR (dove la lingua viene impostata sul dispositivo stesso)
• Suona solo il dispositivo attivo: spuntare il box per far suonare solo il dispositivo attivo (la suoneria è silenziata sugli altri dispositivi; vedi il capitolo: Dispositivo per effettuare / rispondere alle chiamate
• Popup URL / App: abilitare l’apertura di un’applicazione / una pagina web all’arrivo di una chiamata in entrata / generazione di una chiamata in uscita; cliccare sul punto di domanda per visualizzare il prompt (maggiori informazioni: https://manuals.wildix.com/how-to-set-up-popup-url-app/)
• Tasto di chiamata rapida (solo su Windows): impostare un comando veloce per click2call dalle applicazioni / pagine web (comando veloce di default: F11)
  • Per abilitare: installare il Servizio di Integrazione dalla Collaboration -> Impostazioni -> Estensioni e riavviare la Collaboration
  • Per effettuare una chiamata: selezionare il numero di telefono su una pagina web o dall’applicazione e premere la combinazione dei tasti selezionati per il comando veloce (il prefisso della linea esterna viene automaticamente aggiunto per i numeri più lunghi di 7 cifre che non iniziano con “+”)
• Apri il posto operatore: comando veloce per aprire il Posto Operatore
• Web CRM: l’integrazione con le applicazioni web permette di aprire un’applicazione dentro l’interfaccia Collaboration (informazioni supplementari per gli sviluppatori web: https://github.com/Wildix/WebCRM)

Abilitare l’autenticazione a due fattori (2FA)

Procedi come segue per abilitare l’autenticazione a due fattori (2FA):

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Video Tutorial: https://wildix.wistia.com/medias/pvoutpcb23?wtime=32s

Gestione chiamate

E’ possibile impostare la gestione chiamate in base allo stato utente e al tipo chiamata.

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• Deviazione su non risposta: attiva e inserisci il numero o la parola VOICEMAIL per abilitare la deviazione delle chiamate nel caso di non risposta
• Deviazione forzata: attiva e inserisci il numero o la parola VOICEMAIL per abilitare la deviazione di tutte le chiamate in entrata
• Avviso seconda chiamata: attiva per poter ricevere più chiamate alla volta
• Timeout chiamata: attiva e inserisci il timeout nel campo per terminare una chiamata in entrata nel caso di non risposta da parte tua entro il timeout specificato
• Abilita mobility con timeout: attiva e inserisci il timeout nel campo per poter ricevere le chiamate in entrata anche sul tuo numero di Mobility extension dopo il timeout specificato (il numero cellulare deve essere specificato nella Collaboration > Impostazioni > Personali
• Conferma mobility: attiva per essere avvisato sul numero chiamante nel caso di una chiamata in entrata sul tuo numero di Mobility extension
• Notifica chiamate perse: via email / via SMS: attiva per ricevere le notifiche delle chiamate perse
• Tono suoneria: seleziona la suoneria per WP4X0 e Collaboration

Tasti funzione

I tasti funzione configurati su questa pagina permettono di monitorare e gestire le funzioni e colleghi da WP600AXX, WP4X0 e il menu Tasti Funzione della Collaboration.

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Invia DTMF

• Premere per inviare DTMF

Server Fax

Impostazioni di copertina fax:

• Logo aziendale: selezionare il file sul tuo PC
• Azienda: il nome dell’azienda
• Id fax: ID della macchina fax locale (valore di default: Fax Server)
• Intestazione: intestazione fax per l’identificazione della fonte dei fax (valore di default: Wildix PBX)

Chat / Presence

• Mostrare notifiche in stato Non disturbare: abilitare / disabilitare notifiche pop up per le chiamate in entrata / chat in stato Non disturbare
• Stato Assente automatico: se attivato, il tuo stato sarà automaticamente cambiato in assente dopo un periodo di inattività sul tuo PC; è possibile specificare la durata del periodo di inattività selezionandola dal campo a fianco della casella di spunta.
• Stato personalizzato: è possibile aggiungere intervalli di tempo multipli per il proprio stato Non disturbare /Assente. Gli intervalli di tempo aggiunti tramite menù saranno poi visibili nel menù a tendina che ti permette di cambiare lo stato utente. Per aggiungere intervalli di tempo al tuo stato Non disturbare /Assente, procedi come segue:
  • Clicca su assente: puoi scegliere di impostare un periodo personalizzato per lo stato Non disturbare / Assente.
  • Puoi aggiungere un messaggio personale che sarà visibile solo a te nel menù a tendina di selezione dello stato utente.

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Web Phone

Seleziona il dispositivo attivo per le chiamate via web

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• Altoparlanti: selezionare il dispositivo per l’altoparlante
• Gain – Play: permette di regolare il livello di gain per la riproduzione audio
• Microfono: selezionare il dispositivo per il microfono
• Gain – Microfono: permette di regolare il livello di gain del microfono
• Avvio automatico: deselezionare per disabilitare il Web phone dalla scelta dispositivi presente nel menu superiore (è possibile se si hanno più dispositivi registrati al proprio account)

Integrazione Outlook

Disponibile solo su Windows dopo aver installato il componente “Integrazione Outlook” dalla Collaboration -> Impostazioni -> Estensioni

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Leggi la guida: https://manuals.wildix.com/outlook-integration/

Estensioni

Questa pagina permette di installare i componenti aggiuntivi:

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Importante: se utilizzi una cuffia terze parti compatibile con Wildix (Jabra, Plantronics, Sennheiser), disinstalla il software terze parti fornito dal vendor e utilizza l’integrazione cuffie Wildix.

Rubrica

L’importazione delle rubriche condivise del centralino deve essere configurata lato WMS.

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Una volta aggiunto un nuovo contatto ad una rubrica condivisa del centralino attraverso Collaboration, può essere consultato dagli altri utenti.

Creare / editare un contatto

Aggiungere / editare un contatto dal menu Rubrica:

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1. Vai al menu Rubrica
2. Trova il contatto utilizzando il campo di ricerca
3. Clicca sull’icona della Matita (“Modifica”) per editare il contatto
4. Edita i campi
5. Clicca sul segno di Spunta (“Salva”) per salvare le modifiche
6. 

Rubrica personale

Vai al menu Rubrica.

Clicca su Tutti nella sezione superiore sinistra dello schermo, poi clicca su Modifica le rubriche:

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• Seleziona una rubrica
• Clicca sull’icona della Matita
• Inserisci un nuovo titolo
• Clicca su Salva

Gestire le note

Esistono due tipi di note che possono essere aggiunte ai contatti:

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• Clicca sulla data
• Seleziona una nuova data
• Clicca su Applica:

Storico chiamate e fax

Requisiti per la memorizzazione dei dati chiamata e accesso al CDR (Call detail record):

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Scaricare fax e registrazioni chiamate

Clicca sull’icona del PDF per scaricare i fax / fax report:

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Attualmente non è possibile filtrare solo le chiamate registrate.

Impostare tag

I tag sono introdotti per poter filtrare le chiamate per tag dal CDR-View.

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• Durante una chiamata clicca sull’icona Tag
• Spunta i tag che vuoi associare a questa chiamata:

Voicemail

Selezionare “Voicemail” nel menu superiore per accedere alla propria casella vocale e ascoltare i messaggi.

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